Iga arendusteenuse tellija on kuulnud pakkujate suust mantrat, et IT-hanke õnnestumine sõltub sellest, kui palju ja põhjalikult on tehtud eeltööd. Mistahes üksiku nüansi tähelepanuta jätmine ei tähenda ilmtingimata, et hange on hukule määratud.
Meie kogemus näitab, et ka riskide realiseerudes on võimalik projekt siiski edukalt lõpuni viia. Seda, kui suurt pingutust ja milliseid kompromisse see eeldab, sõltub siiski sellest, kui palju õigeid otsuseid on tehtud enne arendustööde teostaja valikut, lepingu sõlmimist ja tööde alustamist. Riske aitavad maandada järgmised sammud.
Mõistliku lepingumahu valimine
Mitmed hangetega seotud valukohad on tingitud sellest, et ühe projekti raames on võetud käsile liiga mastaapne ülesanne. Kui hankes otsitakse partnerit nelja-aastaseks projektiks, läheb paljudel kogenud pakkujatel kohe häiretuluke vilkuma. Nii pika aja peale jõuavad tellija ootused mitu korda muutuda, hinnad tõusta, inimesed töökohti vahetada. Tõenäosus, et projekt algse plaani kohaselt realiseerub, on üsna väike.
Seetõttu on mõistlik jaotada väga mahukad arendusplaanid mitmeks väikseks projektiks ja eraldiseisvaks hankeks. Nii on hankelepingute maksumused väiksemad, mis omakorda võimaldab paindlikumaid tingimusi ja lihtsamat eelarve või ajakava muutmise protsessi juhuks, kui tellijal peaks projekti käigus tekkima täiendavaid soove.
Ärianalüüsi läbiviimine
Selleks, et saada aru, millisteks etappideks on mõistlik projekt jaotada, saab esimese sammuna ette võtta ärianalüüsi, mis keskendub äriliste probleemide tuvastamisele ja majanduslikult mõistliku lahenduse leidmisele. Erasektoris on see väga levinud tegevus arendusprojektide käivitamisel. Lisaks kavandatava arenduse vajalikele funktsioonidele ja nende käsile võtmise etappidele annab selline analüüs ka parema ülevaate võimekusest, mida organisatsioon arenduspartnerilt ootab.
Otsus, kas tellitakse tulemit või arendusressurssi
Läbi tasub mõelda ka see, kas organisatsioon soovib tellida mingit valmis funktsionaalsust või keskkonda või soovib ta kaasata hankega täiendavat arendusressurssi oma meeskonna tugevdamiseks. Tulemit tellides on töö ulatus ja maksumus üldjuhul fikseeritud, kuid see, millise lahendusega tulemini jõutakse, võiks jääda teenuseosutaja pakkuda. Liiga detailne arendatava keskkonna funktsioonide kirjeldus võib osutuda ebamugavaks takistuseks, kui keskkonda arendades tekivad täiendavad soovid või ilmnevad probleemid. Tehniline kirjeldus võiks määratleda vaid arenduse kõige olulisemad ootused ja jätta detailide paikapanek juba arenduspartneri hooleks.
Tulemit tellides ei ole ka mõistlik ülemäära detailselt ette kirjutada seda, milliste spetsialistidega tulemuseni jõutakse. Tasub valida partner, kes on loonud sarnase funktsionaalsusega lahendusi, ning usaldada nende professionaalsust.
Turu-uuringu läbiviimine
Üha rohkem tellijaid viib arendushangete ettevalmistuse käigus läbi turu-uuringuid, et testida, kas hankeks koostatud tehniline kirjeldus on piisavalt selge, kas kavandatud maksumus ja ajaraam on realistlikud. Turu-uuring aitab tuvastada võimalikud vasturääkivused, selles osalejad annavad üldjuhul märku murekohtadest, mis võivad vähendada kvaliteetsete pakkujate huvi hankes osaleda.
Turu-uuringu läbiviimine võtab küll samuti aega, kuid see annab väärtuslikku sisendit, mille põhjal saab korrigeerida nii lähteülesannet kui ka kvalifitseerimis- või vastavustingimusi. Selliselt ette valmistatud hankel osaleb kindlasti piisav hulk ettevõtteid, kes selgelt hankija ootusi ja lähteülesannet mõistavad.
Mõistlik detailsus ja adekvaatne proovitöö
Üks viga, mida FINESTi meeskond pakkumisi koostades ikka ja jälle kohtab, on see, et pakkumuse detailsus, selle nõuded ja teenuseosutajalt eeldatav kvalifikatsioon ei ole kooskõlas projekti eesmärkidega. Mida rohkem aega kulub IT-ettevõtetel pakkumuse koostamisele, seda keerulisem ja aegavõtvam on tellijale ka nende pakkumuste hindamine.
Üks näide sellest on mahukad proovitööd, mida võiks sageli asendada piisav ülevaade pakkuja kvalifikatsioonist ja kogemusest. Liiga põhjalikud proovitööd võivad panna mitmeid kogenud teenuseosutajaid loobuma oma pakkumuse esitamisest. Kui hankija leiab, et proovitöö on siiski vajalik, siis võiks selleks olla reaalselt rakendatava osa arendamine. See teadmine ning eeskujulikumatel juhtudel ka hankevõitjale pakutav võimalus oma proovitöö eest ka arve esitada motiveerib pakkujat pingutama, et luua nutikamaid ja jätkusuutlikumaid lahendusi.
Suhtlemine pakkujatega pärast hanke väljakuulutamist
Kuitahes põhjalik ettevalmistusprotsess ka poleks, võib väljakuulutatud hankes ilmneda ebaselgusi, millele teenuseosutajad viitavad küsimuste esitamisega. Hankija peaks neile küsimustele võimalikult selgelt ja põhjendatult vastama, et esitatud pakkumused oleksid tehtud õige info põhjal ja vastaksid ka hankija ootustele.
Kui näiteks pakkuja küsib, miks nõutakse arendajatelt mingi konkreetse tehnoloogiaga kogemust, siis peaks vastus andma pakkujale sisuka ülevaate hankija ootustest ja vajadustest, mitte kinnitama napisõnaliselt, et hankija lihtsalt soovib seda. Hankijal tasub kasutada võimalust korrigeerida laekunud küsimuste ja kommentaaride põhjal hanke alusdokumente. Ka see aitab tagada, et töid alustades on arendaja ja tellija ühel lehel ning projekt kulgeb probleemideta.
Maksumusega seonduva läbimõtlemine
Ajalooliselt on kõige valusamad probleemid puudutanud IT-hangete maksumust. Vana tõde kehtib jätkuvalt – hankija soov saada hästitoimivat lahendust peaks väljenduma ka hindamiskriteeriumides, mis annavad hinna kõrval kaalu ka muudele näitajatele. Tellija, kelle jaoks on prioriteet kvaliteetne lahendus, teeb üldjuhul omalt poolt kõik selleks, et eelarve ei takistaks selle eesmärgi saavutamist.
Näiteks võimaldatakse lepinguga tellida lepingu mahust 10-20% ulatuses lisatöid ilma, et teenuseosutajal oleks kohustus see maht täis töötada. Teenuseosutajad teevad üldjuhul kõik endast oleneva, et maksumuse suurendamise vajadust vältida. Kuid kogemus näitab, et pikkade projektide vältel võib tekkida täiendavaid arendusvajadusi või uusi ideid, mis loodavat keskkonda oluliselt mugavamaks või kasutajasõbralikumaks muudavad. Teatud piires on hankelepingu summa muutmine võimalik, kuid selleks tuleb eelnevalt võimalused luua – näiteks kui hanke maksumus jääb napilt alla rahvusvaheline piirmäära, siis võib maksumuse suurendamine osutuda võimatuks.
Lisaks luuakse lepinguga sageli võimalus muuta maksumust, vaadates iga aasta üle tunnihinnad vastavalt üldisele hinnatõusule. Selle võimaluse puudumine seab teenuseosutaja pikkadeks aastateks hinnalõksu ja paneb mitmed kogenud ja oma töötajatest hoolivad ettevõtted kaaluma hankelt kõrvalejäämist.
Väljavalitud partneriga probleemide ennetamine
Kui hanke tulemusel valitakse välja arenduspartner, tasub esimese tegevusena läbi arutada, kuidas lahenduse kirjeldust mõistetakse, milliste etappidena, millises ajaraamis ja millise eelarvega selle suunas liigutakse. Nagu öeldud – aastatepikkuse koostöö sisu on võimatu hankedokumentidesse täpselt lahti kirjutada. Seetõttu tuleb vääriti mõistmised kaardistada ja lahendada kohe koostöö käivitamisel.
Avatud meelega probleemide lahendamine
Kõiki riske pole aga võimalik maandada. Kui projekti käigus tekib siiski arusaamatusi ning vaidlusi selle üle, kas mõni tegevus tuleks ellu viia näiteks eelarve raames või lisaeelarve eest, siis on meie meeskond naasnud alati hankedokumentide juurde. Tuleb uuesti kaardistada, millisena määratleti teenuseosutaja ülesanded, kas mõlemad osapooled mõistavad jätkuvalt projekti eesmärke ühtemoodi ning kas kõik senised tegevused on neist lähtunud.
Kindlasti ei ole probleemide ainsaks lahenduseks see, et tellijal tuleb täiendavalt kukrut kergitada. Kompromisside kunsti peavad valdama mõlemad lepingu osapooled. Meie tiimis kehtib põhimõte, et me pakume tellijale alati alternatiive, kuidas on võimalik ka kehtivas eelarve- ja ajaraamis jõuda võimalikult hästitoimiva lahenduseni, keskendudes lahenduse algsetele prioriteetidele. Me eeldame samas, et ka tellija on valmis tulema vastu – kalduma vajadusel kõrvale algselt paika pandud plaanist, loobuma mõnest ideest, mis tööde käigus tekkinud on.
Meie aastakümnete pikkune koostöö avaliku sektori asutustega on näidanud, et kui tellija ja teenuseosutaja tunnevad ühist vastutust projekti eduka elluviimise eest, siis leiavad kõik probleemid lahenduse. Pidev infovahetus, usalduse loomine ja hoidmine ning vastandamisest hoidumine aitab enamike projektide puhul jõuda lahenduseni, mis rõõmustab arendajaid, lahenduse kasutajaid ja ka projekti audiitoreid.
Iga arendusteenuse tellija on kuulnud pakkujate suust mantrat, et IT-hanke õnnestumine sõltub sellest, kui palju ja põhjalikult on tehtud eeltööd. Mistahes üksiku nüansi tähelepanuta jätmine ei tähenda ilmtingimata, et hange on hukule määratud.
Meie kogemus näitab, et ka riskide realiseerudes on võimalik projekt siiski edukalt lõpuni viia. Seda, kui suurt pingutust ja milliseid kompromisse see eeldab, sõltub siiski sellest, kui palju õigeid otsuseid on tehtud enne arendustööde teostaja valikut, lepingu sõlmimist ja tööde alustamist. Riske aitavad maandada järgmised sammud.
Mõistliku lepingumahu valimine
Mitmed hangetega seotud valukohad on tingitud sellest, et ühe projekti raames on võetud käsile liiga mastaapne ülesanne. Kui hankes otsitakse partnerit nelja-aastaseks projektiks, läheb paljudel kogenud pakkujatel kohe häiretuluke vilkuma. Nii pika aja peale jõuavad tellija ootused mitu korda muutuda, hinnad tõusta, inimesed töökohti vahetada. Tõenäosus, et projekt algse plaani kohaselt realiseerub, on üsna väike.
Seetõttu on mõistlik jaotada väga mahukad arendusplaanid mitmeks väikseks projektiks ja eraldiseisvaks hankeks. Nii on hankelepingute maksumused väiksemad, mis omakorda võimaldab paindlikumaid tingimusi ja lihtsamat eelarve või ajakava muutmise protsessi juhuks, kui tellijal peaks projekti käigus tekkima täiendavaid soove.
Ärianalüüsi läbiviimine
Selleks, et saada aru, millisteks etappideks on mõistlik projekt jaotada, saab esimese sammuna ette võtta ärianalüüsi, mis keskendub äriliste probleemide tuvastamisele ja majanduslikult mõistliku lahenduse leidmisele. Erasektoris on see väga levinud tegevus arendusprojektide käivitamisel. Lisaks kavandatava arenduse vajalikele funktsioonidele ja nende käsile võtmise etappidele annab selline analüüs ka parema ülevaate võimekusest, mida organisatsioon arenduspartnerilt ootab.
Otsus, kas tellitakse tulemit või arendusressurssi
Läbi tasub mõelda ka see, kas organisatsioon soovib tellida mingit valmis funktsionaalsust või keskkonda või soovib ta kaasata hankega täiendavat arendusressurssi oma meeskonna tugevdamiseks. Tulemit tellides on töö ulatus ja maksumus üldjuhul fikseeritud, kuid see, millise lahendusega tulemini jõutakse, võiks jääda teenuseosutaja pakkuda. Liiga detailne arendatava keskkonna funktsioonide kirjeldus võib osutuda ebamugavaks takistuseks, kui keskkonda arendades tekivad täiendavad soovid või ilmnevad probleemid. Tehniline kirjeldus võiks määratleda vaid arenduse kõige olulisemad ootused ja jätta detailide paikapanek juba arenduspartneri hooleks.
Tulemit tellides ei ole ka mõistlik ülemäära detailselt ette kirjutada seda, milliste spetsialistidega tulemuseni jõutakse. Tasub valida partner, kes on loonud sarnase funktsionaalsusega lahendusi, ning usaldada nende professionaalsust.
Turu-uuringu läbiviimine
Üha rohkem tellijaid viib arendushangete ettevalmistuse käigus läbi turu-uuringuid, et testida, kas hankeks koostatud tehniline kirjeldus on piisavalt selge, kas kavandatud maksumus ja ajaraam on realistlikud. Turu-uuring aitab tuvastada võimalikud vasturääkivused, selles osalejad annavad üldjuhul märku murekohtadest, mis võivad vähendada kvaliteetsete pakkujate huvi hankes osaleda.
Turu-uuringu läbiviimine võtab küll samuti aega, kuid see annab väärtuslikku sisendit, mille põhjal saab korrigeerida nii lähteülesannet kui ka kvalifitseerimis- või vastavustingimusi. Selliselt ette valmistatud hankel osaleb kindlasti piisav hulk ettevõtteid, kes selgelt hankija ootusi ja lähteülesannet mõistavad.
Mõistlik detailsus ja adekvaatne proovitöö
Üks viga, mida FINESTi meeskond pakkumisi koostades ikka ja jälle kohtab, on see, et pakkumuse detailsus, selle nõuded ja teenuseosutajalt eeldatav kvalifikatsioon ei ole kooskõlas projekti eesmärkidega. Mida rohkem aega kulub IT-ettevõtetel pakkumuse koostamisele, seda keerulisem ja aegavõtvam on tellijale ka nende pakkumuste hindamine.
Üks näide sellest on mahukad proovitööd, mida võiks sageli asendada piisav ülevaade pakkuja kvalifikatsioonist ja kogemusest. Liiga põhjalikud proovitööd võivad panna mitmeid kogenud teenuseosutajaid loobuma oma pakkumuse esitamisest. Kui hankija leiab, et proovitöö on siiski vajalik, siis võiks selleks olla reaalselt rakendatava osa arendamine. See teadmine ning eeskujulikumatel juhtudel ka hankevõitjale pakutav võimalus oma proovitöö eest ka arve esitada motiveerib pakkujat pingutama, et luua nutikamaid ja jätkusuutlikumaid lahendusi.
Suhtlemine pakkujatega pärast hanke väljakuulutamist
Kuitahes põhjalik ettevalmistusprotsess ka poleks, võib väljakuulutatud hankes ilmneda ebaselgusi, millele teenuseosutajad viitavad küsimuste esitamisega. Hankija peaks neile küsimustele võimalikult selgelt ja põhjendatult vastama, et esitatud pakkumused oleksid tehtud õige info põhjal ja vastaksid ka hankija ootustele.
Kui näiteks pakkuja küsib, miks nõutakse arendajatelt mingi konkreetse tehnoloogiaga kogemust, siis peaks vastus andma pakkujale sisuka ülevaate hankija ootustest ja vajadustest, mitte kinnitama napisõnaliselt, et hankija lihtsalt soovib seda. Hankijal tasub kasutada võimalust korrigeerida laekunud küsimuste ja kommentaaride põhjal hanke alusdokumente. Ka see aitab tagada, et töid alustades on arendaja ja tellija ühel lehel ning projekt kulgeb probleemideta.
Maksumusega seonduva läbimõtlemine
Ajalooliselt on kõige valusamad probleemid puudutanud IT-hangete maksumust. Vana tõde kehtib jätkuvalt – hankija soov saada hästitoimivat lahendust peaks väljenduma ka hindamiskriteeriumides, mis annavad hinna kõrval kaalu ka muudele näitajatele. Tellija, kelle jaoks on prioriteet kvaliteetne lahendus, teeb üldjuhul omalt poolt kõik selleks, et eelarve ei takistaks selle eesmärgi saavutamist.
Näiteks võimaldatakse lepinguga tellida lepingu mahust 10-20% ulatuses lisatöid ilma, et teenuseosutajal oleks kohustus see maht täis töötada. Teenuseosutajad teevad üldjuhul kõik endast oleneva, et maksumuse suurendamise vajadust vältida. Kuid kogemus näitab, et pikkade projektide vältel võib tekkida täiendavaid arendusvajadusi või uusi ideid, mis loodavat keskkonda oluliselt mugavamaks või kasutajasõbralikumaks muudavad. Teatud piires on hankelepingu summa muutmine võimalik, kuid selleks tuleb eelnevalt võimalused luua – näiteks kui hanke maksumus jääb napilt alla rahvusvaheline piirmäära, siis võib maksumuse suurendamine osutuda võimatuks.
Lisaks luuakse lepinguga sageli võimalus muuta maksumust, vaadates iga aasta üle tunnihinnad vastavalt üldisele hinnatõusule. Selle võimaluse puudumine seab teenuseosutaja pikkadeks aastateks hinnalõksu ja paneb mitmed kogenud ja oma töötajatest hoolivad ettevõtted kaaluma hankelt kõrvalejäämist.
Väljavalitud partneriga probleemide ennetamine
Kui hanke tulemusel valitakse välja arenduspartner, tasub esimese tegevusena läbi arutada, kuidas lahenduse kirjeldust mõistetakse, milliste etappidena, millises ajaraamis ja millise eelarvega selle suunas liigutakse. Nagu öeldud – aastatepikkuse koostöö sisu on võimatu hankedokumentidesse täpselt lahti kirjutada. Seetõttu tuleb vääriti mõistmised kaardistada ja lahendada kohe koostöö käivitamisel.
Avatud meelega probleemide lahendamine
Kõiki riske pole aga võimalik maandada. Kui projekti käigus tekib siiski arusaamatusi ning vaidlusi selle üle, kas mõni tegevus tuleks ellu viia näiteks eelarve raames või lisaeelarve eest, siis on meie meeskond naasnud alati hankedokumentide juurde. Tuleb uuesti kaardistada, millisena määratleti teenuseosutaja ülesanded, kas mõlemad osapooled mõistavad jätkuvalt projekti eesmärke ühtemoodi ning kas kõik senised tegevused on neist lähtunud.
Kindlasti ei ole probleemide ainsaks lahenduseks see, et tellijal tuleb täiendavalt kukrut kergitada. Kompromisside kunsti peavad valdama mõlemad lepingu osapooled. Meie tiimis kehtib põhimõte, et me pakume tellijale alati alternatiive, kuidas on võimalik ka kehtivas eelarve- ja ajaraamis jõuda võimalikult hästitoimiva lahenduseni, keskendudes lahenduse algsetele prioriteetidele. Me eeldame samas, et ka tellija on valmis tulema vastu – kalduma vajadusel kõrvale algselt paika pandud plaanist, loobuma mõnest ideest, mis tööde käigus tekkinud on.
Meie aastakümnete pikkune koostöö avaliku sektori asutustega on näidanud, et kui tellija ja teenuseosutaja tunnevad ühist vastutust projekti eduka elluviimise eest, siis leiavad kõik probleemid lahenduse. Pidev infovahetus, usalduse loomine ja hoidmine ning vastandamisest hoidumine aitab enamike projektide puhul jõuda lahenduseni, mis rõõmustab arendajaid, lahenduse kasutajaid ja ka projekti audiitoreid.
Uudisnurk