Hea koostöö tundub olevat nagu hästi funktsioneeriv organism, kus iga rakk ja organ täidab oma rolli – kõik toimib justkui iseenesest, ilma et selle nimel peaks eriliselt pingutama või pidevalt ebamugavust taluma. Veregrupid klapivad, mis aga ei tähenda, et partnerid on alati oma iseloomu või maailmavaate poolest sarnased inimesed – teatavasti ei valita ei avalikus ega erasektoris partnereid iseloomude järgi.
Ka meie IT-arenduse ja -konsultatsiooniettevõte FINEST ei osale teenusepakkujana hangetel selle põhjal, millises asutuses on meil teisel pool lauda tõenäoliselt kõige toredamad inimesed. Me otsime võimalust töötada välja lahendusi, mis muudavad inimeste elusid paremaks ning aitavad kaasa jõukama ühiskonna loomisele.
FINESTi projektid on näidanud, et ärisuhetes on vägagi võimalik erinevad “veregrupid klappima panna”. Seda juhul, kui suudetakse jälgida järgmisi põhimõtteid.
Tuleb luua ühine arusaam organismi toimemehhanismidest
Igal projektil peab olema vundament – ühine arusaamine kuhu soovitakse kokkulepitud perioodi jooksul jõuda ning selle perioodi kõige olulisematest eesmärkidest, millega pannakse paika kogu projekti anatoomia.
Vundament peab kätkema ka kokkulepet töömahu, eelarve ja ajaraami osas, rollide määratlemist ja nende vastutuspiiride paikapanekut, nagu ka arusaamist asjaoludest, mis võivad tingida nende põhiraamide muutumise. Aga ka riskide kaardistamist ning tegevuskava juhuks, kui mõni riskidest peaks realiseeruma.
Selline kaardistamine ja ühiste lähtekohtade otsimine on eriti vajalik, kui teenuseosutaja ja tellija IT-alane kompetents on väga erinev. Mõni klient on väga tugevalt orienteeritud ärieesmärkidele või tehnilistele võimalustele, kuid ei oska väärtustada näiteks IT-turvalisust või innovatsiooni, teine jällegi tahab uuendada võimalikult soodsalt oma infosüsteemi üksikuid funktsioone, ilma et kasutaks võimalust tõsta kogu süsteemi töökindlust või protsesside kasumlikkust. Kui projekti algul sellised võimalikud lahkarvamused lahendamata jätta, võivad need keset projekti tõsiseid seisakuid või isegi konflikte esile tuua.
Mina usun, et selline põhjalikult laotud vundament on ülioluline lähtekoht, kuhu tööde käigus ikka ja jälle tagasi tasub tulla. Saame selle raamistuse põhjal pidevalt kontrollida, kas meie tegevused aitavad jätkuvalt kokkulepitud eesmärki koos täita, kas tööde käigus ilmnenud uued vajadused võivad mõjutada põhieesmärke ja nende elluviimise võimalusi. Nii tagame ka selle, et meeskonnaliikmete vahetumisel on kõigile kättesaadav piisavalt selge ülevaade projektist, et töö saaks kiirelt ja ladusalt jätkuda.
Tuleb tagada stabiilne pulss ja toimiv vereringe
Projekti edukaks toimimiseks tuleb kokku leppida töörutiinides ja suhtlusreeglites. Need toimivad nagu kindla rütmiga pulss, mis vereringet käigus hoiab. Kuna tellija ja teenuseosutaja on IT-projektides alati koosloojad, siis peavad need reeglid olema selged ja kehtima mõlemale osapoolele.
FINESTi tava on hoida kliendiga regulaarseid kohtumisi ja infovahetust isegi siis, kui tundub, et projekt on kenasti töös, kõik tegevused kulgevad sujuvalt ning vajadust pideva suhtluse järele ei ole. Nagu süda pumpab verd läbi arterite, peab ka info voolama tõrgeteta. Kogemus näitab, et mida põhjalikumalt end kliendi süsteemidega kurssi viime, seda rohkem näeme uusi võimalusi süsteemi toimekindlust, turvalisust või kasutajamugavust veelgi parandada ning täiendavaid ettepanekuid teha.
Ka klient võib projekti kestel avastada, et algselt kokkulepitud vundament vajab muudatusi või täiendusi. Sellised avastused ei tähenda, et keegi on teinud vea – mõningane kursimuutus projekti vältel on igati normaalne, kui see toimub partnerite vastastikusel kokkuleppel ning paremini toimiva lõpptulemuse nimel. Meie peame kliendi huve sellistes olukordades väga oluliseks, aga vajame ka kindlust, et meie huvid on ka kliendile tähtsad.
Tuleb hoida piisavat hapnikutaset
Paika pandud eesmärgid ja raamistik ei tohiks tähendada, et puudub vabadus käia välja julgeid ja loovaid ideid, kuidas probleemile uue nurga alt läheneda. Värsked ideed on nagu hapnik, mis annab koostööle energiat ja jätkuvat elujõudu. Fikseeritud töömahu ja ajaraamiga projektides võib aga täiendavate arendusalgatuste elluviimine teatavasti keeruline olla. Kuid heas koostöösuhtes valitsevas turvalises ja loovust soodustavas õhkkonnas võib sündida – ja on ka sündinud – nii mõnigi inspireeriv jätkuprojekt.
Jällegi, uute ideede sünniks on vaja mõlema osapoole avatust ja mõistmist. Kui IT-teenuse osutaja põleb ambitsioonikusest, kuid tellija tahab kõik algselt plaanitud uuendused kiirelt ja võimalikult soodsalt LIVEi saada, siis tapab selline keskkond varem või hiljem ka IT-partneri innukuse.
Heas ja inspireerivas õhkkonnas toimub aga kliendi ja teenuseosutaja vahel pidev tagasisidestamine ja mõtete põrgatamine. Nagu keha reageerib muutustele, peab projekt kohanduma tagasiside ja muutustega, et püsida terve ja tõhus. Ühiselt hoitakse motivatsiooni, ühiselt tähistatakse ka üksikute etappide saavutamist, rääkimata suurematest võitudest. See kõik tõstab mõlema osapoole kaasatust ja pühendumist, mis kahtlemata peegeldub ka kvaliteetsemas tulemuses.
Tuleb jälgida vererõhku
Ka väga heas teineteisemõistmises kulgevas koostöös võib aegajalt esineda kõrgemat vererõhku. Konfliktidest hoidmine ja vastuseisu iga hinna eest vältimine on kõige halvem taktika, mida teenuseosutaja valida saab. FINEST püüab oma koostöödes alati hoida zero-blaming ehk süüdistustevaba õhkkonda. Väldime teineteisele näpuga näitamist ning säilitame ka lahkarvamuste korral mõistvat suhtumist, et ükski osaline ei tunneks, et ta ei tohi maine kahjustuse või karistuse hirmus vastutust võtta.
Koostöös võib ette tulla ka väga tõsised rütmihäired, mis ei tähenda alati, et projekt on lootusetult katki. Nii nagu inimese seiskunud südant on võimalik uuesti lööma panna, võib ka koostöös tekkinud häiretest tulla välja uue hingamisega.
Tavaliselt tähendab see, et mõlemad osapooled tulevad avatud meelega tagasi koostöö vundamendi ehk raamkokkulepete juurde, kaalutakse uuesti läbi, mis on projekti prioriteet ning leitakse kompromiss, mis võimaldab eesmärke, skoopi, ajaraami või eelarvet muuta nii, et kumbki osapool seeläbi ebaproportsionaalselt ei kannataks. Kui mõlemad osapooled on huvitatud sellest, et projekt jõuaks eduka lõpuni ning looks kliendile ja lõppkasutajatele väärtust, ei ole ka see olukord ületamatu.
Hea koostöö tundub olevat nagu hästi funktsioneeriv organism, kus iga rakk ja organ täidab oma rolli – kõik toimib justkui iseenesest, ilma et selle nimel peaks eriliselt pingutama või pidevalt ebamugavust taluma. Veregrupid klapivad, mis aga ei tähenda, et partnerid on alati oma iseloomu või maailmavaate poolest sarnased inimesed – teatavasti ei valita ei avalikus ega erasektoris partnereid iseloomude järgi.
Ka meie IT-arenduse ja -konsultatsiooniettevõte FINEST ei osale teenusepakkujana hangetel selle põhjal, millises asutuses on meil teisel pool lauda tõenäoliselt kõige toredamad inimesed. Me otsime võimalust töötada välja lahendusi, mis muudavad inimeste elusid paremaks ning aitavad kaasa jõukama ühiskonna loomisele.
FINESTi projektid on näidanud, et ärisuhetes on vägagi võimalik erinevad “veregrupid klappima panna”. Seda juhul, kui suudetakse jälgida järgmisi põhimõtteid.
Tuleb luua ühine arusaam organismi toimemehhanismidest
Igal projektil peab olema vundament – ühine arusaamine kuhu soovitakse kokkulepitud perioodi jooksul jõuda ning selle perioodi kõige olulisematest eesmärkidest, millega pannakse paika kogu projekti anatoomia.
Vundament peab kätkema ka kokkulepet töömahu, eelarve ja ajaraami osas, rollide määratlemist ja nende vastutuspiiride paikapanekut, nagu ka arusaamist asjaoludest, mis võivad tingida nende põhiraamide muutumise. Aga ka riskide kaardistamist ning tegevuskava juhuks, kui mõni riskidest peaks realiseeruma.
Selline kaardistamine ja ühiste lähtekohtade otsimine on eriti vajalik, kui teenuseosutaja ja tellija IT-alane kompetents on väga erinev. Mõni klient on väga tugevalt orienteeritud ärieesmärkidele või tehnilistele võimalustele, kuid ei oska väärtustada näiteks IT-turvalisust või innovatsiooni, teine jällegi tahab uuendada võimalikult soodsalt oma infosüsteemi üksikuid funktsioone, ilma et kasutaks võimalust tõsta kogu süsteemi töökindlust või protsesside kasumlikkust. Kui projekti algul sellised võimalikud lahkarvamused lahendamata jätta, võivad need keset projekti tõsiseid seisakuid või isegi konflikte esile tuua.
Mina usun, et selline põhjalikult laotud vundament on ülioluline lähtekoht, kuhu tööde käigus ikka ja jälle tagasi tasub tulla. Saame selle raamistuse põhjal pidevalt kontrollida, kas meie tegevused aitavad jätkuvalt kokkulepitud eesmärki koos täita, kas tööde käigus ilmnenud uued vajadused võivad mõjutada põhieesmärke ja nende elluviimise võimalusi. Nii tagame ka selle, et meeskonnaliikmete vahetumisel on kõigile kättesaadav piisavalt selge ülevaade projektist, et töö saaks kiirelt ja ladusalt jätkuda.
Tuleb tagada stabiilne pulss ja toimiv vereringe
Projekti edukaks toimimiseks tuleb kokku leppida töörutiinides ja suhtlusreeglites. Need toimivad nagu kindla rütmiga pulss, mis vereringet käigus hoiab. Kuna tellija ja teenuseosutaja on IT-projektides alati koosloojad, siis peavad need reeglid olema selged ja kehtima mõlemale osapoolele.
FINESTi tava on hoida kliendiga regulaarseid kohtumisi ja infovahetust isegi siis, kui tundub, et projekt on kenasti töös, kõik tegevused kulgevad sujuvalt ning vajadust pideva suhtluse järele ei ole. Nagu süda pumpab verd läbi arterite, peab ka info voolama tõrgeteta. Kogemus näitab, et mida põhjalikumalt end kliendi süsteemidega kurssi viime, seda rohkem näeme uusi võimalusi süsteemi toimekindlust, turvalisust või kasutajamugavust veelgi parandada ning täiendavaid ettepanekuid teha.
Ka klient võib projekti kestel avastada, et algselt kokkulepitud vundament vajab muudatusi või täiendusi. Sellised avastused ei tähenda, et keegi on teinud vea – mõningane kursimuutus projekti vältel on igati normaalne, kui see toimub partnerite vastastikusel kokkuleppel ning paremini toimiva lõpptulemuse nimel. Meie peame kliendi huve sellistes olukordades väga oluliseks, aga vajame ka kindlust, et meie huvid on ka kliendile tähtsad.
Tuleb hoida piisavat hapnikutaset
Paika pandud eesmärgid ja raamistik ei tohiks tähendada, et puudub vabadus käia välja julgeid ja loovaid ideid, kuidas probleemile uue nurga alt läheneda. Värsked ideed on nagu hapnik, mis annab koostööle energiat ja jätkuvat elujõudu. Fikseeritud töömahu ja ajaraamiga projektides võib aga täiendavate arendusalgatuste elluviimine teatavasti keeruline olla. Kuid heas koostöösuhtes valitsevas turvalises ja loovust soodustavas õhkkonnas võib sündida – ja on ka sündinud – nii mõnigi inspireeriv jätkuprojekt.
Jällegi, uute ideede sünniks on vaja mõlema osapoole avatust ja mõistmist. Kui IT-teenuse osutaja põleb ambitsioonikusest, kuid tellija tahab kõik algselt plaanitud uuendused kiirelt ja võimalikult soodsalt LIVEi saada, siis tapab selline keskkond varem või hiljem ka IT-partneri innukuse.
Heas ja inspireerivas õhkkonnas toimub aga kliendi ja teenuseosutaja vahel pidev tagasisidestamine ja mõtete põrgatamine. Nagu keha reageerib muutustele, peab projekt kohanduma tagasiside ja muutustega, et püsida terve ja tõhus. Ühiselt hoitakse motivatsiooni, ühiselt tähistatakse ka üksikute etappide saavutamist, rääkimata suurematest võitudest. See kõik tõstab mõlema osapoole kaasatust ja pühendumist, mis kahtlemata peegeldub ka kvaliteetsemas tulemuses.
Tuleb jälgida vererõhku
Ka väga heas teineteisemõistmises kulgevas koostöös võib aegajalt esineda kõrgemat vererõhku. Konfliktidest hoidmine ja vastuseisu iga hinna eest vältimine on kõige halvem taktika, mida teenuseosutaja valida saab. FINEST püüab oma koostöödes alati hoida zero-blaming ehk süüdistustevaba õhkkonda. Väldime teineteisele näpuga näitamist ning säilitame ka lahkarvamuste korral mõistvat suhtumist, et ükski osaline ei tunneks, et ta ei tohi maine kahjustuse või karistuse hirmus vastutust võtta.
Koostöös võib ette tulla ka väga tõsised rütmihäired, mis ei tähenda alati, et projekt on lootusetult katki. Nii nagu inimese seiskunud südant on võimalik uuesti lööma panna, võib ka koostöös tekkinud häiretest tulla välja uue hingamisega.
Tavaliselt tähendab see, et mõlemad osapooled tulevad avatud meelega tagasi koostöö vundamendi ehk raamkokkulepete juurde, kaalutakse uuesti läbi, mis on projekti prioriteet ning leitakse kompromiss, mis võimaldab eesmärke, skoopi, ajaraami või eelarvet muuta nii, et kumbki osapool seeläbi ebaproportsionaalselt ei kannataks. Kui mõlemad osapooled on huvitatud sellest, et projekt jõuaks eduka lõpuni ning looks kliendile ja lõppkasutajatele väärtust, ei ole ka see olukord ületamatu.
Uudisnurk