Eesti enim riigihankeid võitnud ettevõtete edetabelis kolmandat positsiooni hoidev FINEST on kohanud oma töös väga erineva kvaliteediga hankedokumente. Ettevõtte valdkonnajuhi Ulvi Olivares Kaiva sõnul on väljakuulutatud IT-hanke kvaliteedi näitaja ka see, milliselt on üles ehitatud hanke proovitöö.
„Proovitöö annab väga selgelt mõista, kas hankija väärtustab pakkuja aega ja ekspertiisi, aga ka seda, kas ta saab aru, millist ressurssi tal IT-lahenduse arendamiseks tegelikult vaja on. Kui proovitöö lähteülesanne ei ole hanke objektiga kooskõlas, hindamiskriteeriumid on läbipaistmatud ning töö teostamine eeldab ebamõistlikult suurt panust, muutuvad pakkujaid ettevaatlikuks. Nad ei taha investeerida oma niigi piiratud ajaressurssi proovitöö tegemisse, mille puhul pole võimalik hinnata hankevõidu tõenäosust,” selgitas Ulvi Olivares Kaiva.
Kas proovitöö on alati vajalik?
Tema sõnul on igati normaalne, et IT-hangete korraldajad soovivad leida arenduspartnerit, kelle nägemus loodavast süsteemist klapib kõige paremini hankija omaga ning kellel on töö kvaliteetseks teostamiseks ka vajalikud oskused ja kogemused.
„Samas julgen väita, et üsna paljude riigi korraldatud IT-hangetega luuakse süsteeme, mille taolisi on meie e-riigi ajaloos tehtud kümneid või isegi sadu. Kui hanke objektiks olev IT-süsteem on oma olemuselt pigem lihtne ega erine märkimisväärselt näiteks teiste riigiasutuste kasutatavatest andmebaasidest või iseteeninduskeskkondadest, siis milleks nõuda pakkujalt vähemalt 100 inimtunni kulutamist tööle, mille hindamine nõuab ka hankijalt väga palju aega?“ küsis Ulvi.
Olukordades, kus loodav lahendus ei ole oma funktsionaalsuselt või liidestuste poolest midagi unikaalselt, tasub tema hinnangul kaaluda proovitöö asemel muid võimalusi pakkuja kvalifikatsiooni ja kogemuste hindamiseks.
Näiteks võivad varem teostatud tööde referentsid anda piisavalt infot pakkuja meeskonna võimekuse hindamiseks. Mõned hankijad paluvad kirjeldada varem loodud lahenduse sarnasust hankeobjektiga, referentsi vastavust hanke tehnoloogiatele, selle arendusmetoodikat, selle kvantitatiivsed kriteeriume – teostatud tundide hulka, meeskonna suurust ja maksumust, soovitusi ja kinnitust, et töö viidi ellu tähtaegselt ja eelarve raames.
Olivares Kaiva sõnul on võimalik rakendada konkurentsi suurendamiseks ka nii-öelda hübriidlahendusi: nõuda võimekuse tõestamiseks proovitöö tegemist juhul, kui pakkujal puuduvad varasemad referentsid.
Tuhanded leheküljed hankedokumente
Proovitööde tegemine võib osutuda eriti problemaatiliseks, kui tegemist on mahuka ülesandega, mille tähtaeg on lühike. Sel juhul ei jää piisavalt aega täpsustavate küsimuste esitamiseks ning pakkujal on üsna keeruline kvaliteetset tulemust tagada. Ajal, mil ühiskond on hakanud üha teravamalt teadvustama digiprügi probleemi ja selle mõju, on Ulvi sõnul selline praktika pigem küsitav.
Tema sõnul ei ole harvad hanked, mille puhul peavad nii pakkuja projektijuht, analüütik, arhitekt kui ka arendaja töötama kvaliteetse proovitöö teostamiseks põhjalikult läbi enam kui 1000 lehekülge tehnilisi dokumente.
“Varem või hiljem hakkab seda probleemi osaliselt lahendama tehisaru, mis piisavalt kvaliteetse ülesandepüstituse korral aitab pakkujal mahukad dokumendid läbi töötada ja ka proovitööd ennast teostada. See omakorda tekitab uue küsimuse – kui näiteks 50% proovitööst on loodud AI poolt, siis kas ja kuidas seda hindamisel arvesse võtta?” nentis Ulvi.
Teha rohkem eeltööd, et hange ja valikukriteeriumid oleksid paremini läbi mõeldud – viia läbi turu-uuringuid ja tutvustada IT-ettevõtetele hankeplaane infopäevadel jne.
Kaaluda põhjalikult, kas pakkuja võimekuse hindamiseks piisab varasematest referentsidest, on vajalik proovitöö tegemine või saab kaaluda hübriidlahendust kahe variandi kombineerimiseks.
Korraldada rohkem sisulisi hanke infopäevi, kus pakkujad saavad esitada täpsustavaid küsimusi nii hanke kui ka proovitöö kohta. See eeldab, et pakkujad peavad ka seda võimalust aktiivselt ära kasutama.
Luua läbipaistvad ja hanke oodatava tulemusega kooskõlas hindamiskriteeriumid, mis viitavad selgelt, et hankija langetab otsuse objektiivsete kriteeriumide alusel, mitte ei vali subjektiivselt talle kõige enam meeldiva partneri.
Reageerida kiiremini hankekeskkonnas esitatud küsimustele ja andma sisulisi selgitusi, et tagada pakkujate parem arusaamine proovitöö lähteülesandest. See eeldab, et ka pakkujad võtavad kohe hankedokumendid käsile, küsivad õigeid küsimusi ning ei jäta proovitöö tegemist viimasele minutile.
Anda proovitööna ülesanne arendada loodava lahenduse konkreetne element, mille edukas pakkuja saab koostöö käivitamisel näiteks esimese arendustöö tellimusena ka reaalselt ellu rakendada ja selle eest ka arve esitada.
Meie valdkonnajuht tõi välja, et paljud proovitööde ja muude pakkumuse detailsustega liialdavad hankijad ei teadvusta seda, et kui palju aega ja energiat kulub pakkumiste ja proovitööde hindamisele.
“ITL-i riigihangete töörühma koostatud tarkvaraarenduse riigihangete parimad praktikad toovad välja, et nõrgalt põhjendatud proovitöö ja ebaloogiline hindamismetoodika on üks peamisi põhjuseid, miks hankeid vaidlustatakse. Seetõttu soovitan ma hankeid kavandavatel riigiasutustel väga põhjalikult kaaluda, kas ja millist proovitööd siiski parima partneri leidmiseks tegelikult vaja on,“ sõnas Olivares Kaiva.
„Kui proovitöö lähteülesanne on inspireeriv, selle vajadus on põhjendatud, maht mõistlik ja hindamiskriteeriumid objektiivsed, siis on pakkujad rohkem altid oma piiratud ressurssi keeruka loovülesande peale kulutama. Ja hankija huvides on, et selliseid ettevõtteid oleks võimalikult palju – nii on ju konkurents piisav, et valida tõepoolest parim pakkuja, mitte lihtsalt kõige suurema vaba ressursiga ettevõte,” lisas ta.
Eesti enim riigihankeid võitnud ettevõtete edetabelis kolmandat positsiooni hoidev FINEST on kohanud oma töös väga erineva kvaliteediga hankedokumente. Ettevõtte valdkonnajuhi Ulvi Olivares Kaiva sõnul on väljakuulutatud IT-hanke kvaliteedi näitaja ka see, milliselt on üles ehitatud hanke proovitöö.
„Proovitöö annab väga selgelt mõista, kas hankija väärtustab pakkuja aega ja ekspertiisi, aga ka seda, kas ta saab aru, millist ressurssi tal IT-lahenduse arendamiseks tegelikult vaja on. Kui proovitöö lähteülesanne ei ole hanke objektiga kooskõlas, hindamiskriteeriumid on läbipaistmatud ning töö teostamine eeldab ebamõistlikult suurt panust, muutuvad pakkujaid ettevaatlikuks. Nad ei taha investeerida oma niigi piiratud ajaressurssi proovitöö tegemisse, mille puhul pole võimalik hinnata hankevõidu tõenäosust,” selgitas Ulvi Olivares Kaiva.
Kas proovitöö on alati vajalik?
Tema sõnul on igati normaalne, et IT-hangete korraldajad soovivad leida arenduspartnerit, kelle nägemus loodavast süsteemist klapib kõige paremini hankija omaga ning kellel on töö kvaliteetseks teostamiseks ka vajalikud oskused ja kogemused.
„Samas julgen väita, et üsna paljude riigi korraldatud IT-hangetega luuakse süsteeme, mille taolisi on meie e-riigi ajaloos tehtud kümneid või isegi sadu. Kui hanke objektiks olev IT-süsteem on oma olemuselt pigem lihtne ega erine märkimisväärselt näiteks teiste riigiasutuste kasutatavatest andmebaasidest või iseteeninduskeskkondadest, siis milleks nõuda pakkujalt vähemalt 100 inimtunni kulutamist tööle, mille hindamine nõuab ka hankijalt väga palju aega?“ küsis Ulvi.
Olukordades, kus loodav lahendus ei ole oma funktsionaalsuselt või liidestuste poolest midagi unikaalselt, tasub tema hinnangul kaaluda proovitöö asemel muid võimalusi pakkuja kvalifikatsiooni ja kogemuste hindamiseks.
Näiteks võivad varem teostatud tööde referentsid anda piisavalt infot pakkuja meeskonna võimekuse hindamiseks. Mõned hankijad paluvad kirjeldada varem loodud lahenduse sarnasust hankeobjektiga, referentsi vastavust hanke tehnoloogiatele, selle arendusmetoodikat, selle kvantitatiivsed kriteeriume – teostatud tundide hulka, meeskonna suurust ja maksumust, soovitusi ja kinnitust, et töö viidi ellu tähtaegselt ja eelarve raames.
Olivares Kaiva sõnul on võimalik rakendada konkurentsi suurendamiseks ka nii-öelda hübriidlahendusi: nõuda võimekuse tõestamiseks proovitöö tegemist juhul, kui pakkujal puuduvad varasemad referentsid.
Tuhanded leheküljed hankedokumente
Proovitööde tegemine võib osutuda eriti problemaatiliseks, kui tegemist on mahuka ülesandega, mille tähtaeg on lühike. Sel juhul ei jää piisavalt aega täpsustavate küsimuste esitamiseks ning pakkujal on üsna keeruline kvaliteetset tulemust tagada. Ajal, mil ühiskond on hakanud üha teravamalt teadvustama digiprügi probleemi ja selle mõju, on Ulvi sõnul selline praktika pigem küsitav.
Tema sõnul ei ole harvad hanked, mille puhul peavad nii pakkuja projektijuht, analüütik, arhitekt kui ka arendaja töötama kvaliteetse proovitöö teostamiseks põhjalikult läbi enam kui 1000 lehekülge tehnilisi dokumente.
“Varem või hiljem hakkab seda probleemi osaliselt lahendama tehisaru, mis piisavalt kvaliteetse ülesandepüstituse korral aitab pakkujal mahukad dokumendid läbi töötada ja ka proovitööd ennast teostada. See omakorda tekitab uue küsimuse – kui näiteks 50% proovitööst on loodud AI poolt, siis kas ja kuidas seda hindamisel arvesse võtta?” nentis Ulvi.
Kuidas veenduda partneri pädevuses?
Ulvi Olivares Kaiva soovitab IT-hangete korraldajatele parima partneri leidmiseks järgmisi võimalusi:
Meie valdkonnajuht tõi välja, et paljud proovitööde ja muude pakkumuse detailsustega liialdavad hankijad ei teadvusta seda, et kui palju aega ja energiat kulub pakkumiste ja proovitööde hindamisele.
“ITL-i riigihangete töörühma koostatud tarkvaraarenduse riigihangete parimad praktikad toovad välja, et nõrgalt põhjendatud proovitöö ja ebaloogiline hindamismetoodika on üks peamisi põhjuseid, miks hankeid vaidlustatakse. Seetõttu soovitan ma hankeid kavandavatel riigiasutustel väga põhjalikult kaaluda, kas ja millist proovitööd siiski parima partneri leidmiseks tegelikult vaja on,“ sõnas Olivares Kaiva.
„Kui proovitöö lähteülesanne on inspireeriv, selle vajadus on põhjendatud, maht mõistlik ja hindamiskriteeriumid objektiivsed, siis on pakkujad rohkem altid oma piiratud ressurssi keeruka loovülesande peale kulutama. Ja hankija huvides on, et selliseid ettevõtteid oleks võimalikult palju – nii on ju konkurents piisav, et valida tõepoolest parim pakkuja, mitte lihtsalt kõige suurema vaba ressursiga ettevõte,” lisas ta.
Artikkel on avaldatud Geenius Meedias https://digipro.geenius.ee/rubriik/arvamus/riigi-it-hangetel-osaleja-labimotlemata-proovitoo-voib-panna-tipptegijad-osalemisest-loobuma/ (23.05.2025)
Uudisnurk